Facturen maken voor dummy zzp'ers: dus ook als je heel slecht bent in administratief gedoe!

Ik ben niet zo'n ondernemer,' schreef een kennis in haar ondernemersplan.

Ik moet vaak aan haar denken bij het facturen maken....

ZZP administratie: een noodzakelijk kwaad?

Want ik vrees dat ook ik geen ondernemer ben van nature. Ik houd van mijn werk, en ik ben goed in bloggen. Maar de administratieve rompslomp, zoals een factuur maken, rondom een eigen bedrijf vind ik echt een ramp. 

En ik ben er ook helemaal niet goed in.

Vaak weet ik niet goed meer waarvoor een factuur nou ook alweer was, en bijhouden of iets betaald vind ik ook maar lastig.

Vind jij facturen maken ook een uitdaging als zzp'er? Lees dan verder!

Facturen maken: uitbesteden is duur

Het liefst zou ik mijn ZZP administratie helemaal uitbesteden zoals tandartsen doen. Die huren gewoon een bedrijf in dat de facturering voor hen regelt. Inclusief achter mensen aanvangen als ze niet op tijd betalen. Maar als zzp'er is dit meestal geen optie, en moet je toch echt zelf je facturen versturen.

Gelukkig zijn er diensten die jou als zzp'er hierbij kunnen helpen.

Maar eerst: Wat moet er eigenlijk op een factuur staan?

Facturen maken: Eh, wat moet er eigenlijk op een factuur staan?

Waar beter dan bij de Kamer van Koophandel te rade gaan! Zij geven een handig overzicht van dingen die je op een factuur moet zetten:

1. Je btw-identificatienummer en het btw-bedrag. 
2. Je KVK-nummer. 
3. De factuurdatum en het factuurnummer (de factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn). 
4. De datum van levering. 
5. De naam en het adres van jezelf en je klant. 
6. De goederen of diensten die je levert. 
7. Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.

Facturen maken: verschillende opties

1. Gewoon als tekstbestand

Vroeger, toen ik nog een beginnend zzp'ertje was maakte ik mijn facturen gewoon in een tekstbestand. Ik plakte er een mooi logo in, en het leek best professioneel. In een schrift schreef ik vervolgens op wanneer ik de factuur had verstuurd. En één keer per maand keek ik aan de hand van mijn schrift wie er betaald had en wie nog niet.

Nadelen van facturen maken in tekstbestand

Destijds hoefde ik nog niet zoveel facturen te maken, dus ging dit redelijk. Maar het grote nadeel was dat ik telkens alles opnieuw moest intypen. Destijds stond ik bovendien nog niet ingeschreven als zzp'er en had ik niet te maken met BTW. Het grootste nadeel van simpelweg een tekstbestand gebruiken is dat je zelf de BTW moet berekenen!

2. Facturen maken in Excel

Regelmatig zeggen mensen tegen mij: 'Oh, facturen maak ik altijd gewoon eventjes in Excel!' Excel is onderdeel van het Officepakket van Microsoft. Het voordeel van Excel boven facturen maken in een tekstbestand is dat je in Excel automatische berekeningen kunt maken. De totale bedragen worden voor je berekend en ingevuld. Maar ik heb een Apple computer, en eerlijk gezegd vind ik Excel ook maar ingewikkeld...

3. Facturen maken met behulp van een online dienst

Dit is mijn absoluut favoriete methode! Facturen maken met behulp van een online dienst zoals WeFact. Zij maken facturen opstellen en versturen veel makkelijker, en bovendien is het veel simpeler om bij te houden of een klant betaald heeft of niet.

En als extra service kun je klanten direct laten betalen met een online link via iDEAL, creditcard etc. Met deze manier kun je jouw ZZP administratie goed organiseren, ook als daar niet je talenten liggen.

Leestip

Wat moet je doen als een bedrijf niet betaald?

Hoe heb jij jouw ZZP administratie georganiseerd? Hoe maak jij jouw facturen?